Datenschutz Baudokumentation App

Datenschutzhinweise für die Baudokumentation App der DB Engineering & Consulting

Wer ist die verantwortliche Stelle für Datenerhebung und -verarbeitung?

Die DB Engineering & Consulting GmbH, EUREF-Campus 14, Torgauer Str. 12-15, 10829 Berlin verarbeitet Ihre Daten als Verantwortliche.

Die bestellte Datenschutzbeauftragte ist Frau Chris Newiger.

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz auf der Anwendung DB E&C Baudokumentation haben, so kontaktieren Sie bitte Datenschutz_db_engineering_consulting@deutschebahn.com

Zweck der Datenverarbeitung

Die DB Engineering & Consulting GmbH stellt für Beschäftigte des DB-Konzerns sowie externe Vertragspartner eine Desktop-Anwendung und App „Baudokumentation“ zur vereinfachten und optimierten Erstellung und Bearbeitung der Baudokumentation und des Mängelmanagements zur Verfügung. Dabei funktioniert die Desktop-Anwendung als web-Anwendung in der SharePoint-Umgebung der DB Engineering & Consulting GmbH.

Die bei der DB Engineering & Consulting GmbH gespeicherten Daten (Name, Vorname, eMail-Adresse) werden für die Authentifizierung an der Baudokumentation App genutzt und verschlüsselt übertragen.

Für die Erstellung der Baudokumentation samt Mängelerfassung werden personenbezogene Daten (Name, Vorname, Funktion, Fotos) der Nutzer durch die App verschlüsselt auf einen von der DB Engineering & Consulting GmbH administrierten und durch geprüfte Dienstleister betriebene Systemumgebung übertragen und dort gespeichert.
Die DB Engineering & Consulting GmbH verwendet die Daten des Nutzers ausschließlich zu dem Zweck der Erstellung und Bereitstellung der Dokumentation und Schriftstücke zur Baudokumentation samt Mängelmanagement gemäß der werkvertraglichen Grundlagen im Einzelprojekt unter Beachtung der gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzbestimmungen.

Die für die Erstellung der Baudokumentation erforderlichen Stammdaten werden auf dem mobilen Endgerät gespeichert. Wird die Baudokumentation App durch den Nutzer vom mobilen Endgerät deinstalliert, werden sämtliche Daten, die innerhalb der Baudokumentation App gespeichert sind, datenschutzkonform gelöscht. Bilddaten sind in einem separaten Ordner abgelegt und sind vom User jederzeit löschbar.

Nach dem verschlüsselten Versand der Baudokumentationsdatensätze an die Datenbank der DB Engineering & Consulting GmbH werden die erfassten Daten zum Zwecke der projektspezifischen Weiterbearbeitung und Dokumentation im Rahmen der werkvertraglichen Leistungen auf der Systemumgebung der DB Engineering & Consulting GmbH gespeichert.

Für die Wahrung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an folgende Adresse:

DB Engineering & Consulting GmbH, EUREF-Campus 14, Torgauer Str. 12-15, 10829 Berlin

Oder kontaktieren Sie uns unter: Datenschutz_db_engineering_consulting@deutschebahn.com.

Werden Daten weitergegeben?

Für den Betrieb dieser Anwendung ist die Einschaltung externer Dienstleister erforderlich, wie z.B. von Rechenzentrumsbetreibern.

Externe Dienstleister, die für uns im Auftrag Daten verarbeiten, werden von uns grundsätzlich sorgfältig ausgewählt und vertraglich streng verpflichtet. Die Dienstleister arbeiten nach unserer Weisung, was durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt wird.

Eine Weitergabe der Arbeitsergebnisse aus der Baudokumentation an den Auftraggeber einschließlich Angabe von Name, Vorname ergibt sich dem werkvertraglichen Leistungsumfang und beschränkt sich bzgl. personenbezogener Daten auf die formal notwenige Nachweispflicht gem. Verwaltungsvorschrift Bau/STE des Eisenbahnbundesamtes sowie den werkvertraglich geschuldeten Inhalten.

Eine sonstige Weitergabe, Verkauf oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre Daten werden archiviert nach kaufmännischem Abschluss der werkvertraglichen Leistung der DB Engineering&Consultiung GmbH. Nach weiteren 12 Monaten werden die Daten gelöscht.

Im Zuge der aktiven Datenverarbeitung im Rahmen der werkvertraglichen Leistungen werden Datensätze im Bautagebuch nach 21 Tagen gegen Veränderung gesperrt, Datensätze im Mängelmanagement im Status erledigt nach 5 Tagen gegen Veränderung gesperrt und Tickets im Status erledigt nach 5 Tagen gelöscht.

Auch sind Ihre Daten zu löschen wenn ihre Speicherung unzulässig ist (insbesondere wenn die Daten unrichtig sind und eine Korrektur nicht möglich ist). An die Stelle der Löschung tritt die Sperrung, sofern rechtliche, werkvertragliche oder tatsächliche Hindernisse entgegenstehen (beispielsweise besondere Aufbewahrungspflichten).

Datenerhebung und -verarbeitung

Sämtliche Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt zu bestimmten Zwecken. Diese können sich aus technischen Notwendigkeiten, Erfordernissen oder ausdrücklichen vertraglichen oder rechtlichen Anforderungen ergeben.

Aus technischen und werkvertraglichen Gründen müssen bei der Nutzung der Baudokumentationssoftware bestimmte Daten erhoben und gespeichert werden. Dazu gehören das Datum, die Angaben Username und User-Authentifizierung sowie Name, Vorname zu den jeweils erfassten Inhalten der Baudokumentation.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 lit. c,f DSGVO, nämlich das berechtigte Interesse der DB Engineering & Consulting, die Funktionsfähigkeit der App und Desktopanwendung sowie die werkvertraglichen Pflichten und Dokumentationspflichten gemäß Verwaltungsvorschriften des EBA VVBau/STE sicherzustellen.

Zugriffsberechtigungen

Damit auf die App und Desktop-Anwendung „DB E&C Baudokumentation“ zugegriffen werden kann, sind bestimmte Zugriffsberechtigungen technisch notwendig.

Nutzungsbedingt werden Benutzername und Passwort erhoben, wenn Sie sich erstmalig am System registrieren. Anmeldungen über die App erfolgen anschließend über eine 4-stellige, selbstdefinierte PIN. Änderungen in den User-Daten der Systemumgebung, z.B. Änderung Passwort, bedingen die Aktualisierung des Passwortes auf der App.

Wir verwenden die von Ihnen mitgeteilten Daten ohne Ihre gesonderte Einwilligung ausschließlich um gemeinsam die geschuldete werkvertragliche Leistungserfüllung durchführen zu können.

Bildaufnahmen und Erhebung eigener Standortdaten

Bildaufnahmen werden im Kontext der Baudokumentation ausschließlich zu dienstlichen Zwecken bestimmungsgemäß genutzt. Auf den Bildern werden gemäß den Nutzungsbestimmungen der Software nur technische Inhalte und keine personenbezogenen Inhalte erfasst.

Die App nutzt Dienste und Informationen zur Speicherung vom Standort erfasster Bildaufnahmen. Dies ist erforderlich, da im Folgeprozess eine lokale Verortung der Aufnahmen im Rahmen der Baudokumentation und im Zusammenspiel von Planung und 3D-Modell erfolgt.

Um diese Informationen abzufragen, ist es erforderlich, dass die aktuellen Positionsinformationen des Aufnahmegerätes verwendet werden.

Da es auch Ausnahmen / Projekte geben kann, bei denen die Positionsinformationen irrelevant sein können, ist die Aktivierung / Deaktivierung unter Einstellungen „App-Berechtigungen“ des Smartphone möglich.

Dies können Sie nur selbst und aktiv erlauben und willigen damit der Nutzung ein. Der Standort wird dabei aber nicht direkt übermittelt, sondern als Koordinaten aufgelöst und als Information in der Bilddatei übermittelt.

Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden können. Die Cookies können beim Aufruf einer Seite an diese übermittelt werden und ermöglichen somit eine Zuordnung des Nutzers. Cookies helfen dabei, die Nutzung von Internetseiten für die Nutzer zu vereinfachen.

Wir unterscheiden zwischen Cookies, die für die technischen Funktionen der App zwingend erforderlich sind und solchen Cookies, die für die technische Funktion der App nicht zwingend erforderlich sind.

Wir wollen Ihnen die Möglichkeit zu einer informierten Entscheidung für oder gegen den Einsatz von Cookies geben, die für die technischen Funktionen der App nicht zwingend erforderlich sind.

Wir informieren Sie hier über Art und Umfang des Einsatzes von Cookies auf unseren Seiten:

Die Nutzung der App sowie unserer Software ist generell ohne Cookies, die nicht technischen Zwecken dienen, möglich. Sie können also in Ihrem Browser die Nachverfolgbarkeit durch Cookies verhindern (Do-not-track, Tracking-Protection-List) bzw. das Speichern von Drittanbietercookies untersagen. Außerdem empfehlen wir eine regelmäßige Kontrolle der gespeicherten Cookies vorzunehmen, sofern diese nicht ausdrücklich gewünscht sind.

Wir nutzen den Analysedienst DB WAS/piwik auf unserer SharePoint-Projektumgebung, wo auch die Baudokumentation angesiedelt ist, um die Nutzung unseres Intranets analysieren und regelmäßig verbessern zu können. Über die gewonnenen Statistiken können wir unser System verbessern.

Über kleine Textdateien (Cookies) werden Daten darüber gespeichert, wie Sie unsere Webseite nutzen, worunter auch die IP-Adresse fällt. Diese Daten werden anonymisiert und auf unserer Systemumgebung gespeichert. Rechtsgrundlage für die Nutzung von DB WAS ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Bitte beachten Sie: Bei Löschung aller Cookies werden auch etwaige gesetzte Widerspruchscookies (Opt-Out-Cookies) gelöscht, sodass Sie etwaige erklärte Widersprüche erneut ausüben müssten.

Betroffenenrechte

Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind.

Sie können Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Die für die Deutsche Bahn AG zuständige Aufsichtsbehörde ist: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr.219, 10969 Berlin, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit auf demselben Wege widerrufen, auf dem Sie sie erteilt haben. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg an DB Engineering & Consulting GmbH, EUREF Campus 14, 10829 Berlin oder per E-Mail an Datenschutz_db_engineering_consulting@deutschebahn.com.

Aktualisierung des Datenschutzhinweises

Wir passen den Datenschutzhinweis an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslagen an. Daher empfehlen wir, den Datenschutzhinweis  in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu nehmen.

Stand: Oktober 2018

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